APAKAH ITU KEMAHIRAN SETIAUSAHA ?

        Bagi menghasilkan laporan, pengurus menulis, kemudian ditaip oleh setiausaha. Hal ini menggambarkan, satu tugas disiapkan oleh dua individu berlainan. Masing-masing memainkan peranan menyiapkan tugas yang sama, dalam masa yang berlainan. Dengan Itu, dapat kita katakan, pengurus dan setiausaha mempunyai peranan simbiotik. Satu pihak tidak boleh menafikan satu pihak yang lain.

    Dengan demikian, peranan setiausaha sama penting dengan peranan pengurusnya. Sebelum kita memegang peranan sebagai seorang setiausaha kita perlu akui ataupun arif mengenai tanggungjawab-tanggungjawab yang perlu diamalkan oleh seorang setiausaha.

    Kebanyakan daripada kita hanya mempercayai bahawa seorang setiausaha harus mengetahui kemahiran menaip, menyediakan minit mesyuarat dan membuat Rintas, tetapi tidak sama sekali bagi peredaran dunia yang lebih moden dan global, menunjukkan bahawa seorang setiausaha harus berperanan dalam mengetahui tugasan-tugasan yang berlebihan, di antaranya ialah:

1-    Kemahiran Komputer

               Kemahiran computer adalah penting bagi seseorang setiausaha bagi mengendalikan sistem dan aplikasi dalam computer seperti Microsoft word bagi menyediakan dokumen surat menyurat antara organisasi, Microsoft excel untuk menyediakan penyata kewangan syarikat dengan menggunakan fomula EXCEL seperti V-lookup,SUM.  Penggunaan aplikasi publisher pula ialah untuk membuat iklan, poster, pamplet dan sebagainya. Selain itu, penggunaan Microsoft power point juga penting untuk menyediakan proposal perniagaan dalam bentuk slaid dan bagi memudahkan untuk mengajukan tujuan mesyuarat yang diadakan.

2-    Kemahiran komunikasi

              Seorang setiausaha harus mempunyai satu personaliti atau komunikasi baik apabila berinteraksi dengan pelanggan ataupun tetamu tuannya. Kefahaman dan kefasihan dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris juga diberi sebagai keutamaan dalam membentuk seorang setiausaha yang bertanggungjawab.

 

3-    Kemahiran memfail dokumen

             Pejabat organisasi dilengkapi dengan sistem kabinet khas bagi menyimpan semua fail berkenaan pelbagai maklumat. Rekod maklumat yang disimpan dalam sistem kabinet khas ini memerlukan semakan semula. Terdapat pelbagai fail yang disimpan di dalam pejabat dan tugas menyimpan fail itu dipermudahkan lagi dengan sesetengah sistem aplikasi komputer yang diuruskan oleh kakitangan yang mahir dalam bidang komputer.

 

4-    Kemahiran Pengurusan mesyuarat

               Setiausaha harus menyediakan persediaan sebelum mesyuarat seperti tempat mesyuarat, peralatan mesyuarat dan kedudukan tempat semasa mesyuarat. Selain itu, tindakan semasa mesyuarat, seperti penulisan topik yang dibincangkan ketika mesyuarat dan Tindakan selepas mesyuarat. Akhir sekali, minit mesyuarat.

 

5-    Kemahiran menaip

                Kepantasan menaip seorang setiausaha perlulah mencapai sebanyak 35psm, Ini adalah bagi memudahkan seorang setiausaha dalam menyediakan kerja-kerja yang berkaitan dengan cetakan supaya disediakan dengan lebih cepat dan tepat.